Het voorjaar is de tijd van de algemene vergaderingen. De oproeping tot de algemene vergadering is onderworpen aan voorschriften uit het Wetboek van Vennootschappen. Maar kan de algemene vergadering ook geldig beraadslagen zonder formaliteiten?
Effecten op naam, gedematerialiseerd of obligaties
De rechtsvorm van uw vennootschap, de agendapunten en de aard van de aandelen (op naam of gedematerialiseerd) bepalen hoe de bijeenroeping van de algemene vergadering moet verlopen.
Zijn alle effecten op naam, dan volstaat een oproeping per aangetekende brief. Te verzenden 15 dagen (kalenderdagen) vóór de algemene vergadering.
Zijn niet alle effecten op naam (m.a.w. er zijn gedematerialiseerde aandelen of obligaties), dan wordt een algemene vergadering aangekondigd in het Belgisch Staatsblad ten minste 15 dagen voor de vergadering, en in een nationaal verspreid blad 15 dagen voor de vergadering. Die laatste bijeenroeping is niet nodig voor jaarvergaderingen die doorgaan op de plaats en de dag opgenomen in de oprichtingsakte en met een beperkte agenda (d.w.z. behandeling van de jaarrekening, jaarverslag en, in voorkomend geval, commissarisverslag en stemming over de kwijting aan de bestuurders en eventueel de commissarissen).
Vennootschappen die effecten op naam én gedematerialiseerde effecten uitgeven, zijn niet verplicht de houders van effecten op naam per aangetekende brief op te roepen.
De algemene vergadering gaat door op de zetel van de vennootschap behoudens tegenbericht. Ze vindt plaats op een werkdag, een zon- of feestdag; al dan niet buiten de normale werkuren.
Identificatie
De oproeping vermeldt:
Ook de formaliteiten die de toegang tot de vergadering regelen, worden best in de oproeping vastgelegd.
Kan een algemene vergadering gehouden worden zonder een formele oproeping?
Ja, de algemene vergadering kan geldig bijeenkomen en vergaderen zonder een formele oproeping op voorwaarde dat :